ระบบจัดการเอกสาร ISO ออนไลน์ครบวงจร
จัดการเอกสารมาตรฐาน ISO ได้ง่าย สะดวก และปลอดภัยในที่เดียว ลดปัญหาเอกสารซ้ำซ้อน ควบคุมเวอร์ชัน และติดตามการอนุมัติได้ครบทุกขั้นตอน
KOBIX iDOC คือ
ระบบจัดการเอกสาร ISO ออนไลน์ ซึ่งเป็นระบบที่ออกแบบมาเพื่อเปลี่ยนงานเอกสารที่ยุ่งยากให้เป็นระบบดิจิทัลครบวงจร โดยครอบคลุมตั้งแต่การสร้าง อนุมัติ แจกจ่ายไปจนถึงการติดตามสถานะของเอกสาร ทำให้ทุกแผนกทำงานได้ง่ายขึ้น และสอดคล้องตามมาตรฐาน ISO ระบบนี้ช่วยให้คุณสามารถ จัดการเอกสารได้ง่าย สะดวก และ ปลอดภัยในที่เดียว
KOBIX iDOC มีฟีเจอร์สำคัญที่ช่วยเปลี่ยนการจัดการเอกสารให้เป็นดิจิทัลอย่างครบวงจร
ลงทะเบียนเอกสาร
พนักงานสามารถสร้างเอกสารใหม่ กำหนดประเภท หมายเลข เวอร์ชัน และแนบไฟล์ได้อย่างง่ายดาย
อนุมัติเอกสารหลายระดับ (Multi-level Approval)
รองรับการอนุมัติแบบลำดับชั้น เช่น Staff → Manager → DC → QMR/MD
แจกจ่ายและติดตามการรับทราบ (Ackhowledge)
DC สามารถเลือกแผนกที่เกี่ยวข้องเพื่อแจกจ่าย และติดตามสถานะการรับทราบได้ทันที
ระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติ
ส่งอีเมลแจ้งเตือนเมื่อมีการอนุมัติ แจกจ่าย หรือมีเอกสารใหม่ เพื่อไม่ให้พลาดข้อมูลสำคัญ
จัดการผู้ใช้และบทบาท (Role-based Access Control)
Admin สามารถกำหนดสิทธิ์การใช้งานตามบทบาทของผู้ใช้แต่ละกลุ่มได้อย่างยืดหยุ่น
Workflow ครบวงจร
ครอบคลุมทุกขั้นตอน ตั้งแต่การลงทะเบียน → อนุมัติหลายระดับ → ตรวจสอบประวัติ (Audit Trail) → แจกจ่าย → ติดตามสถานะแบบเรียลไทม์
Master List อัตโนมัติ
ระบบสร้างและอัปเดต Master List ทันทีเมื่อมีการลงทะเบียนเอกสาร ลดงานซ้ำซ้อน และช่วยให้ง่ายต่อการตรวจ External Audit
รองรับการตรวจสอบ (Audit Friendly)
Auditor ตรวจสอบได้ง่าย ด้วยประวัติครบถ้วน ค้นหาเอกสารรวดเร็ว และแสดงข้อมูลย้อนหลังได้ชัดเจน
ลายเซ็นดิจิทัล (E-Signature)
สำหรับอนุมัติเอกสาร : รองรับการเซ็นผ่านระบบหรืออัปโหลดลายเซ็น ช่วยลดการใช้กระดาษ และทำให้การอนุมัติเอกสารเป็นไปอย่างรวดเร็วและตรวจสอบได้
รองรับหลายภาษา
ใช้งานได้ทั้งภาษาไทย อังกฤษ จีน อินโดนีเซีย มาเลเซีย
ทำไมต้องเลือก KOBIX iDOC?
ทำงานได้ทุกที่
รองรับทุกอุปกรณ์
ทั้งคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต และมือถือ
เริ่มงานได้ทันที
ใช้งานผ่านเว็บเบราว์เซอร์ได้เลย
โปร่งใส ตรวจสอบได้
มีระบบ Audit Trail บันทึกทุกประวัติการแก้ไขและอนุมัติ
รองรับมาตรฐาน ISO
ข้อมูลแม่นยำ
มีระบบควบคุมเวอร์ชันเอกสาร
หมดปัญหาข้อมูลไม่ตรงกันหรือ
ความผิดพลาดจากการแก้ไข
คล่องตัวสูง
ปรับแต่งขั้นตอนการอนุมัติ
ได้ตามโครงสร้างของแต่ละแผนก
หรือประเภทเอกสาร
5 ประโยชน์สูงสุดที่องค์กรจะได้รับจาก KOBIX iDOC
-
เปลี่ยนสู่ดิจิทัลเต็มรูปแบบ: ลดการใช้กระดาษและ Excel ลดความผิดพลาด
จากการทำงานแบบ Manual -
อัปเกรดประสิทธิภาพการทำงาน: ปรับกระบวนการทำงานให้ง่ายขึ้น รวดเร็ว
และเป็นระบบกว่าเดิม -
โปร่งใส ตรวจสอบได้ 100%: บันทึกประวัติการใช้งานอย่างละเอียด (Audit Trail)
มั่นใจได้ตามมาตรฐาน ISO -
ประหยัดเวลาและต้นทุน: ค้นหาเอกสารเวอร์ชันล่าสุดได้ทันที ตัดปัญหาความสับสน
และความซ้ำซ้อน -
ความปลอดภัยระดับมาตรฐาน: ควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารตามบทบาทหน้าที่
(Role-based Access) ป้องกันข้อมูลรั่วไหล
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
ระบบ KOBIX iDOC จำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรมลงในเครื่องคอมพิวเตอร์หรือไม่?
ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมค่ะ คุณสามารถใช้งานและจัดการเอกสารได้ทันทีผ่านเว็บเบราว์เซอร์ ทำให้เริ่มต้นใช้งานได้รวดเร็วและไม่หนักเครื่อง
ระบบรองรับขั้นตอนการอนุมัติเอกสารหลายลำดับขั้น (Multi-level Approval) ได้หรือไม่?
รองรับได้อย่างสมบูรณ์แบบค่ะ บบ KOBIX iDOC ถูกออกแบบมาเพื่อจัดการ Workflow ที่ซับซ้อนโดยเฉพาะ โดยสามารถตั้งลำดับการไหลของเอกสารได้โดยอัตโนมัติ เช่น:
-Staff จัดทำและส่งเอกสาร
-Manager ตรวจสอบและอนุมัติในระดับแผนก
-Document Control (DC) ตรวจสอบความถูกต้องก่อนส่งต่อ
-MD / QMR พิจารณาอนุมัติในขั้นสุดท้าย
-DC รับเอกสารกลับเพื่อดำเนินการประกาศใช้และกระจายเอกสารสู่ส่วนที่เกี่ยวข้อง
ช่วยให้ทุกขั้นตอนโปร่งใส ตรวจสอบสถานะได้ทันที และป้องกันเอกสารตกค้างได้อย่างมีประสิทธิภาพค่ะ
ระบบมีการป้องกันความปลอดภัยของเอกสารสำคัญอย่างไร?
เราให้ความสำคัญกับความปลอดภัยสูงสุด โดยมีการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงตามบทบาทหน้าที่ (Role-based Access Control) และมีระบบ Audit Trail ที่บันทึกประวัติการแก้ไขและอนุมัติอย่างครบถ้วน ซึ่งช่วยป้องกันการเข้าถึงจากผู้ไม่ได้รับอนุญาตและรองรับการตรวจมาตรฐาน ISO ได้อีกด้วย
Use Case
Use Case 1 : การจัดการเอกสารมาตรฐาน ISO (Manufacturing & Quality)
Goal
เพื่อให้การจัดการเอกสารมาตรฐานคุณภาพ (ISO) เป็นไปอย่างถูกต้อง 100% และลดความเสี่ยงจากการใช้เอกสารผิดเวอร์ชั่น
How
ใช้ระบบ ควบคุมเวอร์ชัน (Version Control) และ Audit Trail เพื่อบันทึกประวัติการแก้ไขและอนุมัติอย่างละเอียดแทนการใช้กระดาษ
Outcome
องค์กรสามารถผ่านการตรวจสอบ ISO ได้อย่างราบรื่น เนื่องจากข้อมูลมีความสอดคล้องกันและตรวจสอบย้อนหลังได้ทันที
Use Case 2 : กระบวนการขออนุมัติแบบไร้กระดาษ (Business Workflow)
Goal
เปลี่ยนขั้นตอนการเซ็นเอกสารที่ล่าช้าและสิ้นเปลืองกระดาษ ให้การอนุมัติผ่านระบบดิจิทัลอย่างรวดเร็ว
How
ตั้งค่า Workflow ที่ยืดหยุ่น ตามแผนก และใช้งานผ่าน เว็บเบราว์เซอร์บนทุกอุปกรณ์ ทำให้ผู้บริหารกดอนุมัติได้ทุกที่โดยไม่ต้องติดตั้งโปรแกรม
Outcome
ประหยัดเวลาและทรัพยากรในการทำงาน กระบวนการอนุมัติสั้นลง และไม่มีปัญหาเอกสารหายหรือค้างอยู่ที่โต๊ะผู้บริหาร
Use Case 3 : การรักษาปลอดภัยข้อมูลบุคลากร (HR & Confidentiality)
Goal
ป้องกันข้อมูลเงินเดือนและสัญญาจ้างรั่วไหล พร้อมจัดการฐานข้อมูลให้เป็นระบบ
How
ใช้การควบคุมการเข้าถึงตามบทบาท (Role-based Access Control) เพื่อจำกัดสิทธิ์ผู้มีอำนาจมองเห็นไฟล์ และเปลี่ยนการเก็บข้อมูลจาก Excel มาเป็นระบบดิจิทัล
Outcome
เพิ่มความปลอดภัยให้ข้อมูลสำัญขององค์กร ลดความผิดพลาดในการจัดการข้อมูล และ HR สามารถค้นหาไฟล์ล่าสุดได้ทันที
KOBIX iDOC เหมาะกับใครบ้าง
ครบทุกฟังก์ชัน จบในโมดูลเดียว เพื่อการจัดการข้อมูลพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพในองค์กร
ผู้บริหารและผู้จัดการ
ต้องการตรวจสอบและอนุมัติเอกสารอย่างรวดเร็ว ไม่ต้องรอเอกสารกระดาษ ลดความล่าช้าในการตัดสินใจ
Document Control (DC)
ต้องควบคุมการแจกจ่ายเอกสาร ตรวจสอบเวอร์ชัน และติดตามการรับทราบของแต่ละแผนก
องค์กรทุกประเภทที่ใช้มาตรฐาน ISO
ไม่ว่าจะองค์กรขนาดเล็กหรือใหญ่ ที่ต้องการควบคุมเอกสารให้เป็นระบบ ลดข้อผิดพลาด และรองรับการ Audit
พนักงานทั่วไป
สามารถส่งเอกสารเพื่ออนุมัติ ตรวจสอบสถานะ และรับเอกสารที่เกี่ยวข้องได้ง่าย
ฝ่าย IT หรือ Admin ระบบ
ดูแลการกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้งาน และสร้าง Workflow ตามโครงสร้างองค์กร
ฝ่าย IT หรือ Admin ระบบ
ดูแลการกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้งาน และสร้าง Workflow ตามโครงสร้างองค์กร
พร้อมเปลี่ยนการจัดการเอกสารของคุณให้เป็นเรื่องง่ายวันนี้
ระบบ KOBIX iDOC พร้อมยกระดับองค์กรของคุณสู่การทำงานแบบดิจิทัลเต็มรูปแบบ ด้วยทีมงานมืออาชีพที่พร้อมดูแลคุณตลอดเส้นทางการทรานส์ฟอร์ม หากคุณกำลังมองหาโซลูชันจัดการเอกสารที่แม่นยำ ปลอดภัย และตรวจสอบได้ตามมาตรฐานสากล
📌 ติดต่อเราเพื่อขอคำปรึกษา หรือนัดหมายสาธิตระบบ Demo ได้ทันที
Contact us