ระบบสวัสดิการพนักงานออนไลน์ผ่านมือถือ เช็กสิทธิประโยชน์ง่าย
ยื่นเบิกสะดวก รู้ยอดคงเหลือทันที
ระบบสวัสดิการพนักงานออนไลน์ผ่านมือถือ คืออะไร?
ระบบสวัสดิการพนักงานออนไลน์ผ่านมือถือ (Mobile Employee Welfare System) คือ ระบบบริหารจัดการสิทธิประโยชน์และสวัสดิการพนักงานรูปแบบดิจิทัล
บนสมาร์ทโฟน ที่ช่วยให้พนักงานสามารถตรวจสอบสิทธิ์ เลือกยื่นขอเบิกสวัสดิการต่างๆ ขององค์กร (เช่น ค่ารักษาพยาบาล ค่าทำฟัน ค่าเล่าเรียนบุตร หรือค่าตัดแว่น)
ได้ด้วยตนเองผ่าน Mobile Application พร้อมแสดงยอดวงเงินคงเหลือของสวัสดิการแต่ละประเภทให้อัตโนมัติ และแนบหลักฐาน รูปประกอบได้ด้วย ช่วยลดขั้นตอนงานเอกสารของ HR และสร้างประสบการณ์ที่ดีในการรับสวัสดิการให้แก่พนักงานในองค์กร
Pain Points
พนักงานไม่ทราบสิทธิ์และวงเงินสวัสดิการคงเหลือของตนเอง
ต้องคอยถาม HR ทุกครั้งว่ามีสวัสดิการอะไรบ้าง หรือวงเงินคงเหลือเท่าไหร่ ทำให้ HR เสียเวลาทำงานไปกับการตอบคำถามเดิมๆ ซ้ำซ้อน
ขั้นตอนยื่นขอสวัสดิการยุ่งยาก เอกสารตกหล่น
การใช้แบบฟอร์มกระดาษต้องแนบเอกสารหลายฉบับ เสี่ยงต่อการสูญหายระหว่างทาง และทำให้กระบวนการตรวจสอบของ HR ล่าช้า
การตรวจสอบสิทธิ์สวัสดิการ
ผิดพลาด
HR ต้องเปิดไฟล์ Excel เช็กวงเงินรายบุคคลย้อนหลังด้วยตนเอง เสี่ยงต่อการอนุมัติเงินเกินสิทธิ์ หรือคำนวณโควตาผิดพลาด
จุดเด่นของ ระบบสวัสดิการพนักงานออนไลน์ผ่านมือถือ
เลือกประเภทสวัสดิการและกรอกข้อมูล
เลือก "ประเภทสวัสดิการ" ที่ต้องการยื่นเบิกได้ตรงตามนโยบายองค์กร ระบุ "วันที่" เข้ารับบริการ พร้อมพิมพ์ "หมายเหตุ" ระบุรายละเอียดเพิ่มเติมได้อย่างชัดเจนในแอปเดียว
แสดงจำนวนเงินคงเหลือ Real-time
เมื่อระบุ "จำนวนเงิน" ที่ต้องการยื่นเบิก ระบบจะคำนวณและ "แจ้งจำนวนเงินคงเหลือ" ของสวัสดิการประเภทนั้น ให้พนักงานทราบทันทีบนหน้าจอ ก่อนทำการกดส่งเรื่อง
ถ่ายรูปแนบหลักฐานดิจิทัล
รองรับการ "อัปโหลดไฟล์/แนบรูป" เอกสารประกอบ เช่น ใบรับรองแพทย์ ใบเสร็จรับเงิน
หรือใบกำกับภาษี ผ่านกล้องมือถือได้ทันที ป้องกันเอกสารสูญหายและช่วยให้ HR ตรวจสอบได้
ขั้นตอนการทำงานของ ระบบสวัสดิการพนักงานออนไลน์
รูปแบบที่ 1: การใช้งานผ่าน Mobile Application
- ยื่นขอสวัสดิการ: พนักงานเปิดแอป เลือกประเภทสวัสดิการ ระบุวันที่ จำนวนเงิน (ระบบจะแสดงวงเงินคงเหลือให้อัตโนมัติ) พิมพ์หมายเหตุ และแนบรูปถ่ายใบเสร็จ
- ส่งอนุมัติผ่านแอป: กดส่งคำขอ ระบบจะส่ง Notification แจ้งเตือนไปยังผู้อนุมัติหรือ HR เพื่อตรวจสอบรายละเอียดและหลักฐานประกอบ
- รับการแจ้งเตือนสถานะ: เมื่อคำขอได้รับการอนุมัติ พนักงานจะได้รับแจ้งเตือนทันที และสามารถเช็กประวัติพร้อมยอดเงินสวัสดิการคงเหลือใหม่ได้ทันที
รูปแบบที่ 2: การใช้งานผ่าน Web Browser
- ตั้งค่าแผนสวัสดิการ (Welfare Setup): HR กำหนดประเภทสวัสดิการ วงเงินสิทธิ์ตามระดับตำแหน่ง และเงื่อนไขการเบิกจ่ายขององค์กร
- ตรวจสอบและอนุมัติ: HR ตรวจสอบความถูกต้องของหลักฐานที่พนักงานแนบมา พร้อมกดอนุมัติหรือส่งกลับแก้ไขได้ผ่านหน้าเว็บ
- ดึงข้อมูลเข้าระบบ Payroll อัตโนมัติ: ระบบจะทำการเชื่อมโยงและดึงข้อมูลรายการเบิกสวัสดิการที่อนุมัติแล้ว เข้าสู่ระบบคำนวณเงินเดือน (Payroll) ให้อัตโนมัติ
ประโยชน์ของ ระบบสวัสดิการพนักงานออนไลน์ผ่านมือถือ
ยกระดับความพึงพอใจของพนักงาน
พนักงานเช็กสิทธิ์และยื่นเบิกได้สะดวกรวดเร็วผ่านมือถือทุกที่ทุกเวลา
ไม่ต้องรอสอบถาม HR
ลดภาระงานธุรการของ HR ได้อย่างชัดเจน
ลดการตอบคำถามเรื่องวงเงินคงเหลือ
และไม่ต้องเสียเวลาคีย์เอกสารกระดาษลง Excel
ควบคุมงบประมาณสวัสดิการได้แม่นยำ
ระบบล็อกวงเงินและแจ้งยอดคงเหลืออัตโนมัติ
ป้องกันการยื่นเบิกเกินสิทธิ์ที่ได้รับตามนโยบาย
กระบวนการจ่ายเงินถูกต้อง รวดเร็ว
ข้อมูลเชื่อมตรงเข้าระบบ Payroll ช่วยให้การจ่ายเงินคืนสวัสดิการตรงรอบ
ไม่ตกหล่น
FAQ
หากจำนวนเงินที่ยื่นขอสวัสดิการเกินกว่า "วงเงินคงเหลือ" ระบบจะดำเนินการอย่างไร?
ระบบจะแสดงข้อความแจ้งเตือนทันทีว่ายอดเงินเกินสิทธิ์คงเหลือ และจะเปลี่ยนจำนวนล็อกไม่ให้กดส่งคำขอ หรืออนุมัติจ่ายเฉพาะตามยอดเงินคงเหลือจริงที่เหลืออยู่
ตามเงื่อนไขนโยบายที่องค์กรตั้งค่าไว้ครับ
สามารถถ่ายรูปแนบใบเสร็จหรือใบรับรองแพทย์หลายๆ ใบ ในการยื่นเบิกสวัสดิการครั้งเดียวได้ไหม?
ไม่ได้ครับ ระบบเบิกสวัสดิการออนไลน์ผ่านมือถือ บังคับให้การยื่นเบิกแต่ละครั้งแนบรูปได้เพียง 1 รูป เพื่อป้องกันการยื่นเบิกซ้ำ และเพื่อให้ฝ่าย HR ตรวจสอบหลักฐานกับยอดเงินได้ตรงกันแบบหนึ่งต่อหนึ่งครับ
หากบริษัทมีการปรับเพิ่มวงเงินสวัสดิการประจำปี ข้อมูลในแอปพนักงานจะอัปเดตเมื่อไหร่?
เมื่อ HR ทำการรีเซ็ตหรือปรับเพิ่มวงเงินสวัสดิการประจำปีในระบบ Web Browser เรียบร้อยแล้ว ข้อมูลวงเงินคงเหลือใหม่จะอัปเดตแสดงผลบน Mobile App ของพนักงานทุกคนทันทีแบบ Real-time ครับ
Use Case : ระบบสวัสดิการพนักงานออนไลน์ผ่านมือถือ
Use Case 1: การยื่นเบิกสวัสดิการค่าทำฟันประจำปี
Goal
พนักงานต้องการยื่นเบิกค่าทำฟันหลังเข้าใช้บริการที่คลินิก โดยไม่ต้องเข้ามากรอกแบบฟอร์มกระดาษที่บริษัท
How
พนักงานเปิด Mobile App เลือกประเภท "ค่าทำฟัน" กรอกจำนวนเงินตามใบเสร็จ (ระบบแสดงวงเงินสวัสดิการทำฟันคงเหลือให้เห็น) พิมพ์หมายเหตุ ถ่ายรูปใบเสร็จรับเงินแนบส่งผ่านแอปทันที
Outcome
ยื่นเรื่องเสร็จสิ้น รู้ยอดเงินคงเหลือทันที HR ตรวจสอบหลักฐานผ่านระบบและส่งต่อเข้า Payroll เพื่อจ่ายคืน
Use Case 2: การยื่นเบิกสวัสดิการค่าตรวจสุขภาพประจำปี / ค่าตัดแว่น
Goal
พนักงานต้องการใช้สิทธิ์สวัสดิการตัดแว่นสายตา และต้องการตรวจสอบว่าปีนี้ตนเองใช้สิทธิ์ไปแล้วหรือยัง
How
พนักงานเปิดแอป เลือกประเภท "ค่าตัดแว่น"
ระบบแสดงยอดเงินคงเหลือให้เห็นว่ายังใช้สิทธิ์ได้ พนักงานกรอกข้อมูล วันที่ จำนวนเงิน พิมพ์หมายเหตุ และถ่ายรูปแนบใบกำกับภาษีส่งเข้าระบบ
Outcome
พนักงานใช้สิทธิ์ได้อย่างสบายใจโดยไม่ต้องกังวลว่าจะเบิกเกินสิทธิ์ HR ได้รับเอกสารครบถ้วนและอนุมัติผ่านระบบได้อย่างรวดเร็ว