ระบบลางานออนไลน์ผ่านมือถือ ยื่นใบลา
เช็กสิทธิวันลาคงเหลือ และอนุมัติไวในไม่กี่วินาที
ระบบลางานออนไลน์ผ่านมือถือ คืออะไร?
ระบบลางานออนไลน์ผ่านมือถือ (E-Leave System) คือ ระบบบริหารจัดการการลางานดิจิทัล ที่ช่วยให้พนักงานสามารถยื่นคำขอลากิจ ลาป่วย หรือลาพักร้อน ผ่านแอปพลิเคชันบนสมาร์ทโฟนได้ทุกที่ทุกเวลา โดยเป็นฟังก์ชันสำคัญในระบบบริการตนเองสำหรับพนักงาน (ESS) ที่เชื่อมโยงการทำงานระหว่าง พนักงาน – หัวหน้างาน – HR ช่วยเปลี่ยนการยื่นใบลาแบบกระดาษเดิมๆ ให้เป็นกระบวนการอัตโนมัติ 100% พร้อมอัปเดตสิทธิวันลาและแจ้งเตือนการอนุมัติแบบ Real-time
Pain Points
ไม่รู้วันลาคงเหลือ ต้องคอยสอบถาม HR
พนักงานไม่สามารถเช็กสิทธิวันลาคงเหลือของตนเองได้ ทำให้ต้องทักถาม HR อยู่เสมอ เกิดความล่าช้าและเพิ่มภาระงานตอบคำถามให้ฝ่าย HR
ใบลาตกหล่น เอกสารแนบสูญหาย
การยื่นใบลาด้วยกระดาษเสี่ยงต่อเอกสารสูญหาย โดยเฉพาะใบรับรองแพทย์หรือเอกสารประกอบการลา ทำให้ประวัติการลางานบันทึกไม่ครบถ้วน
อนุมัติไม่ทันการณ์ งานในทีมสะดุด
หัวหน้างานอยู่นอกสถานที่หรือไม่สะดวกเซ็นเอกสาร ทำให้คำขอลางานค้างในระบบ ส่งผลให้จัดสรรกำลังคนไม่ทัน และเกิดปัญหาในการทำงานแทนกัน
จุดเด่นของ ระบบลางานออนไลน์ผ่านมือถือ
เช็กสิทธิวันลาคงเหลือแบบ Real-time
พนักงานสามารถตรวจสอบโควตาวันลาคงเหลือ วันลาที่ใช้ไป และวันลาที่รออนุมัติได้เองผ่านมือถือตลอด 24 ชั่วโมง โดยไม่ต้องเสียเวลาสอบถาม HR
ยื่นลาพร้อมแนบไฟล์รูปภาพทันที
รองรับการถ่ายรูปแนบหลักฐานประกอบการลา เช่น ใบรับรองแพทย์ หรือใบลากิจ ผ่านกล้องมือถือได้ทันที ป้องกันเอกสารหล่นหาย
ปฏิทินวันลาของทีม
แสดงปฏิทินภาพรวมการลางานของเพื่อนร่วมทีม ช่วยให้หัวหน้างานและพนักงานเห็นภาพรวมก่อนยื่นหรืออนุมัติวันลา เพื่อวางแผนงานไม่ให้ชะงัก
ขั้นตอนการทำงานของ ระบบลางานออนไลน์ผ่านมือถือ
รูปแบบที่ 1: การใช้งานผ่าน Mobile Application
- เลือกประเภทการลา: พนักงานเปิดแอปพลิเคชัน เลือกประเภทการลา (พักร้อน/ป่วย/กิจ ฯลฯ) กำหนดวัน-เวลา และกรอกเหตุผล
- แนบเอกสาร & ส่งใบลา: ถ่ายรูปแนบเอกสารประกอบ (ถ้ามี) แล้วกดส่งคำขอ ระบบจะส่ง Push Notification แจ้งเตือนไปยังมือถือของหัวหน้างานทันที
- อนุมัติผ่านมือถือ: หัวหน้างานเปิดดูรายละเอียดและกด “อนุมัติ” หรือ “ปฏิเสธ” ได้ทันทีผ่านแอปพลิเคชัน
รูปแบบที่ 2: การใช้งานผ่าน Web Browser
- ตั้งค่าสิทธิและเงื่อนไขการลา: HR กำหนดโควตาวันลาตามอายุงาน เงื่อนไขการลากิจ/ลาป่วย หรือตั้งค่าสายการอนุมัติ (Approval Flow) ตามโครงสร้างบริษัท
- ตรวจสอบ Dashboard ภาพรวม: HR และผู้บริหารดูรายงานการลางานของพนักงานทั้งบริษัทแบบ Real-time และเรียกดูประวัติย้อนหลังได้ง่าย
- เชื่อมโยงระบบ Payroll: ระบบบันทึกวันลาที่ได้รับอนุมัติแล้ว และส่งข้อมูลไปตัดหักเงินเดือนหรือคำนวณเบี้ยขยันในระบบ Payroll ให้อัตโนมัติ
ประโยชน์ของ ระบบลางานออนไลน์ผ่านมือถือ
ลดงานธุรการและเอกสารของ HR
เปลี่ยนสู่การทำงานแบบ Paperless ไม่ต้องจัดเก็บเอกสารใบลา และไม่ต้องเสียเวลากรอกข้อมูลวันลาลงไฟล์ Excel
วางแผนกำลังคนได้อย่างมีประสิทธิภาพ
หัวหน้างานเห็นภาพรวมวันลาของคนในทีมผ่าน Team Calendar ช่วยป้องกันปัญหาการลาพร้อมกันจนไม่มีคนทำงาน
เพิ่มความพึงพอใจให้พนักงาน
พนักงานได้รับความสะดวกสบาย สามารถวางแผนวันหยุด ยื่นเรื่อง และติดตามผลการอนุมัติได้ด้วยตนเองอย่างโปร่งใส
ข้อมูลถูกต้อง แม่นยำ ตรวจสอบง่าย
มีบันทึก Audit Trail ของทุกคำขอและการอนุมัติ สามารถดึงรายงานสรุปการลาประจำปีไปใช้ในการประเมินผลงานได้ทันที
FAQ
หากพนักงานต้องการยื่นลาป่วยย้อนหลัง สามารถทำได้หรือไม่?
ทำได้ครับ ระบบสามารถตั้งค่าอนุญาตให้ยื่นใบลาป่วยย้อนหลังได้ตามเงื่อนไขที่บริษัทกำหนด พร้อมบังคับแนบรูปถ่ายใบรับรองแพทย์ก่อนส่งคำขอ
สามารถกำหนดเงื่อนไขการลากิจ/ลาพักร้อน ให้ต้องยื่นล่วงหน้าอย่างน้อยกี่วันได้ไหม?
ทำได้ครับ ระบบรองรับการตั้งค่าเงื่อนไข Advance Days (ยื่นล่วงหน้า) เช่น กำหนดให้ลาพักร้อนต้องยื่นล่วงหน้าอย่างน้อย 3 วัน หากยื่นกระชั้นชิดกว่านั้น ระบบจะแจ้งเตือนหรือไม่อนุญาตให้ส่งคำขอ
หากมีสายการอนุมัติหลายลำดับ (Multi-level Approval) ระบบรองรับหรือไม่?
รองรับครับ สามารถกำหนดลำดับการอนุมัติได้หลายขั้น เช่น พนักงานส่งใบลา – หัวหน้าฝ่ายอนุมัติ – ผู้จัดการฝ่ายอนุมัติขั้นสุดท้าย ระบบจะส่งแจ้งเตือนตามลำดับขั้นให้อัตโนมัติ
Use Case : ระบบลางานออนไลน์ผ่านมือถือ
Use Case 1: พนักงานป่วยฉุกเฉิน ไม่สามารถมาทำงานได้
Goal
ต้องการแจ้งลาป่วยทันทีโดยไม่ต้องเดินทางมาส่งเอกสารกระดาษที่ออฟฟิศ
How
พนักงานเปิด Mobile App กดเลือก "ลาป่วย" ถ่ายรูปใบรับรองแพทย์แนบในแอปแล้วกดส่งคำขอจากที่บ้าน
Outcome
หัวหน้างานได้รับการแจ้งเตือนทันทีและกดอนุมัติผ่านแอป HR ได้รับเอกสารแนบที่ชัดเจน โดยไม่ต้องรอพนักงานนำกระดาษมาส่งในวันถัดไป
Use Case 2: การวางแผนลาพักร้อนยาวช่วงเทศกาลของทีมงาน
Goal
ป้องกันพนักงานในทีมยื่นลาพักร้อนพร้อมกัน จนเกิดปัญหาไม่มีคนปฏิบัติงาน
How
พนักงานเปิดเช็ก Team Leave Calendar บนแอปเพื่อดูว่ามีเพื่อนในทีมลาวันไหนบ้าง ก่อนเลือกวันยื่นลาพักร้อนของตนเอง
Outcome
พนักงานวางแผนวันหยุดได้โดยไม่ชนกับเพื่อนในทีม หัวหน้างานอนุมัติได้ราบรื่น งานในแผนกไม่สะดุด