ระบบเบิกค่าใช้จ่ายออนไลน์ผ่านมือถือ ยื่นเบิกง่าย
แนบใบเสร็จไว เช็กวงเงินคงเหลือได้ทันที
ระบบเบิกค่าใช้จ่ายออนไลน์ผ่านมือถือ คืออะไร?
ระบบเบิกค่าใช้จ่ายออนไลน์ผ่านมือถือ (Mobile Expense System) คือ ระบบบริหารจัดการการยื่นขอเบิกเงินค่าใช้จ่ายบริษัทผ่านแอปพลิเคชันบนสมาร์ทโฟน ที่ช่วยให้พนักงานสามารถยื่นคำขอเบิกเงิน (เช่น ค่าเดินทาง ค่าน้ำมัน ค่ารับรองลูกค้า หรือค่าอุปกรณ์) ได้ทันทีในไม่กี่ขั้นตอน พร้อมแนบรูปถ่ายใบเสร็จ สลิปประกอบการเบิก และแสดงยอดเงินคงเหลือตามสิทธิประโยชน์ให้อัตโนมัติ ช่วยเปลี่ยนกระบวนการทำเอกสารกระดาษแบบเดิมให้เป็น Paperless เพิ่มความโปร่งใสและเชื่อมโยงข้อมูลตรง
ถึงฝ่ายอนุมัติและฝ่ายบัญชีได้อย่างรวดเร็ว
Pain Points
ใบเสร็จหล่นหาย
เอกสารเบิกจ่ายตกหล่น
พนักงานอาจทำใบเสร็จหรือสลิปกระดาษสูญหายระหว่างการเดินทาง ทำให้ไม่สามารถยื่นเบิกเงินได้ตามจริง หรือทำให้เอกสารแนบของฝ่ายบัญชีไม่ครบถ้วน
ไม่รู้วงเงินเบิก
คงเหลือของตนเอง
พนักงานไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าในเดือนหรือปีนั้นๆ ตนเองใช้สิทธิวงเงินค่าใช้จ่ายไปแล้วเท่าไหร่ และเหลือวงเงินเบิกได้เท่าไหร่ ทำให้เสี่ยงต่อการยื่นเบิกเกินสิทธิ์
ขั้นตอนการอนุมัติ
และจ่ายเงินล่าช้า
การยื่นเอกสารกระดาษต้องผ่านหลายขั้นตอน ทำให้กระบวนการอนุมัติติดขัด พนักงานต้องสำรองจ่ายเงินส่วนตัวเป็นเวลานาน และฝ่ายบัญชีต้องเสียเวลาคีย์ข้อมูลลง Excel ซ้ำ
จุดเด่นของ ระบบเบิกค่าใช้จ่ายออนไลน์ผ่านมือถือ
ยื่นเบิกง่าย สมบูรณ์แบบในหน้าเดียว
กรอกข้อมูลการเบิกจ่ายได้ครบถ้วนบนมือถือ ทั้งการเลือก "ประเภทการเบิก" (เช่น ค่าเดินทาง, ค่าอาหาร, ค่าอุปกรณ์), ระบุ "วันที่" ที่เกิดรายการ และพิมพ์ "หมายเหตุ" ชี้แจงเหตุผลการเบิกได้อย่างชัดเจน
แสดงยอดเงินคงเหลือแบบ Real-time
ระบบจะคำนวณและ "แจ้งจำนวนเงินคงเหลือ" ตามสิทธิวงเงินเบิกของพนักงานให้เห็นทันทีในขณะกำลังกรอก "จำนวนเงิน" ช่วยให้พนักงานรับรู้โควตาคงเหลือของตนเองก่อนกดส่งคำขอ
ถ่ายรูปแนบสลิป/ใบเสร็จได้ทันที
รองรับฟังก์ชัน "อัปโหลดไฟล์/แนบรูป" ใบเสร็จรับเงิน หรือสลิปการโอนเงิน ผ่านกล้องมือถือได้ทันที ป้องกันเอกสารหล่นหาย และช่วยให้หัวหน้างานตรวจสอบหลักฐานได้อย่างแม่นยำ
ขั้นตอนการทำงานของ ระบบเบิกค่าใช้จ่ายออนไลน์ผ่านมือถือ
รูปแบบที่ 1: การใช้งานผ่าน Mobile Application
- กรอกข้อมูลและแนบหลักฐาน: พนักงานเปิดแอปพลิเคชัน เลือกประเภทการเบิก ระบุวันที่ จำนวนเงิน (ระบบจะแสดงวงเงินคงเหลือให้เห็น) พิมพ์หมายเหตุ และถ่ายรูปแนบใบเสร็จ
- ส่งคำขอและแจ้งเตือน: กดส่งคำขอเบิกเงิน ระบบจะส่ง Push Notification แจ้งเตือนไปยังมือถือของหัวหน้างานเพื่อรอการอนุมัติทันที
- อนุมัติและติดตามสถานะ: หัวหน้างานตรวจสอบรายละเอียดและหลักฐานเพื่อกด “อนุมัติ” โดยพนักงานสามารถติดตามสถานะการจ่ายเงินได้แบบ Real-time
รูปแบบที่ 2: การใช้งานผ่าน Web Browser
- กำหนดประเภทและวงเงินเบิก: ตั้งค่าหมวดหมู่การเบิกจ่าย (Expense Categories) พร้อมกำหนดเพดานวงเงินสวัสดิการของพนักงานแต่ละระดับตำแหน่ง
- ตรวจสอบและอนุมัติรอบจ่ายเงิน: ฝ่ายบัญชีตรวจสอบรายการเบิกที่ผ่านการอนุมัติจากหัวหน้างาน พร้อมดึงไฟล์แนบใบเสร็จไปใช้เป็นหลักฐานทางบัญชี
- ดึงข้อมูลเข้าสู่ระบบ Payroll อัตโนมัติ: ระบบจะทำการเชื่อมโยงและดึงข้อมูลรายการเบิกจ่ายเงินที่ได้รับการอนุมัติแล้ว เข้าสู่ระบบคำนวณเงินเดือน (Payroll) ให้อัตโนมัติ
ประโยชน์ของ ระบบขออนุมัติ OT ออนไลน์
ลดภาระงานธุรการและเอกสารกระดาษ
ฝ่ายบัญชีไม่ต้องคอยเก็บรวบรวมแฟ้มเอกสารใบเสร็จกระดาษ และไม่ต้องเสียเวลาคีย์ข้อมูลย้อนหลัง
ควบคุมงบประมาณได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ระบบแจ้งวงเงินคงเหลือและบล็อกการเบิกเกินสิทธิ์ให้อัตโนมัติ ช่วยลดข้อผิดพลาดและการใช้จ่ายเกินงบ
เพิ่มความพึงพอใจให้พนักงาน
พนักงานได้รับเงินคืนเร็วยิ่งขึ้น ไม่ต้องสำรองจ่ายเงินส่วนตัวเป็นเวลานาน และยื่นเบิกได้สะดวกทุกที่ทุกเวลา
ข้อมูลโปร่งใส ตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย
มีหลักฐานภาพถ่ายใบเสร็จและประวัติการอนุมัติจัดเก็บอย่างเป็นระบบบน Cloud ตรวจสอบความถูกต้องได้ตลอดเวลา
FAQ
หากจำนวนเงินที่ยื่นเบิกเกินกว่า "วงเงินคงเหลือ" ที่ได้รับ ระบบจะยินยอมให้ส่งคำขอหรือไม่?
ระบบเบิกค่าใช้จ่ายออนไลน์ผ่านมือถือถูกออกแบบมาไม่ให้เบิกเกินจำนวนวงเงินคงเหลือค่ะ จะมีการล็อกไว้แค่เฉพาะตามวงเงินที่เหลืออยู่
สามารถถ่ายรูปแนบใบเสร็จหลายๆ ใบ หรืออัปโหลดไฟล์ PDF ในการยื่นเบิกครั้งเดียวได้ไหม?
ไม่สามารถทำได้ค่ะ ระบบกำหนดให้แนบรูปภาพใบเสร็จได้ 1 รูปต่อ 1 รายการเบิก เพื่อให้ข้อมูลตรงกันแบบ 1:1 ช่วยป้องกันการยื่นเบิกซ้ำซ้อน และอำนวยความสะดวกให้ฝ่ายบัญชีตรวจสอบหลักฐานได้อย่างแม่นยำครับ
หากสลิปหรือใบเสร็จรับเงินมีตัวหนังสือที่ไม่ชัดเจน ฝ่ายบัญชีสามารถขอเอกสารเพิ่มเติมได้อย่างไร?
หากหัวหน้างานหรือฝ่ายบัญชีตรวจพบว่ารูปถ่ายใบเสร็จไม่ชัดเจน สามารถกด “ไม่อนุมัติ” ในระบบ พร้อมระบุข้อความแจ้งพนักงาน โดยระบบจะส่ง notification
ไปยังมือถือพนักงานเพื่อให้ถ่ายรูปแนบไฟล์ใหม่ได้ทันที
Use Case : ระบบเบิกค่าใช้จ่ายออนไลน์ผ่านมือถือ
Use Case 1: พนักงานเดินทางไปพบลูกค้านอกสถานที่ และต้องจ่ายค่าน้ำมัน/ค่าทางด่วน
Goal
ต้องการยื่นเบิกค่าน้ำมันและค่าทางด่วนทันทีหลังชำระเงิน โดยไม่ต้องรอเก็บสลิปกระดาษกลับมาออฟฟิศ
How
พนักงานเปิด Mobile App เลือกประเภท "ค่าเดินทาง" ใส่ วันที่/จำนวนเงิน พิมพ์หมายเหตุว่าไปพบลูกค้า
แล้วถ่ายรูปสลิปใบเสร็จแนบส่งทันที
Outcome
ใบเสร็จถูกบันทึกเข้าสู่ระบบ ป้องกันใบเสร็จสูญหาย หัวหน้างานกดอนุมัติผ่านมือถือได้ทันที
ขณะพนักงานกำลังเดินทางกลับ
Use Case 2: การยื่นเบิกค่ารับรองลูกค้า และค่าใช้จ่ายในการเข้าพบลูกค้านอกสถานที่
Goal
เบิกจ่ายค่าอาหารและค่ารับรองลูกค้าได้อย่างถูกต้อง โดยต้องการตรวจสอบวงเงินงบประมาณค่ารับรองของทีมที่ได้รับอนุมัติในเดือนนั้นๆ
How
พนักงานเปิดแอปพลิเคชัน เลือกประเภท "ค่ารับรองลูกค้า" กรอกจำนวนเงินที่จ่ายจริง พิมพ์หมายเหตุระบุชื่อลูกค้าและวัตถุประสงค์ในการเข้าพบ พร้อมถ่ายรูปแนบใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีเต็มรูป
Outcome
ยื่นเบิกได้แม่นยำ ไม่เกินงบประมาณที่ได้รับอนุมัติ
ฝ่ายบัญชีได้รับหลักฐานใบกำกับภาษีที่ชัดเจนทันที และข้อมูลยอดเบิกจะถูกดึงเข้าระบบ Payroll เพื่อจ่ายคืนพร้อมรอบเงินเดือนให้อัตโนมัติ