Welfare System ระบบสวัสดิการพนักงานและระบบเบิกค่าใช้จ่าย
ตอบโจทย์พนักงานทุก Generation
ทลายกรอบการจัดการสวัสดิการพนักงานและการเบิกจ่ายแบบเดิมๆ ด้วย Ai HCM แพลตฟอร์มที่ช่วยให้การเบิกค่าใช้จ่ายและบริหารสวัสดิการพนักงานเป็นเรื่องง่าย ดึงดูดใจคนรุ่นใหม่ ลดงานเอกสาร HR
และเชื่อมโยงสู่ระบบคำนวณเงินเดือนอัจฉริยะอย่างไร้รอยต่อ
ระบบสวัสดิการพนักงาน คืออะไร?
คือ สิทธิประโยชน์ สิทธิพิเศษ หรือความช่วยเหลือต่างๆ ที่บริษัทมอบเพิ่มเติมให้กับพนักงานนอกเหนือจากเงินเดือนประจำ เพื่อสร้างขวัญกำลังใจ ความมั่นคง
ประเภทของสวัสดิการพนักงานยุคใหม่
- สวัสดิการสุขภาพ ค่ารักษาพยาบาลนอกเหนือจากประกันสังคม ค่ารักษาทันตกรรม คอร์ดูแลสุขภาพจิต
- สวัสดิการเพื่อความยืดหยุ่น ทุนการศึกษาพัฒนาตัวเอง ค่าออกกำลังกายหรือฟิตเนส
- สวัสดิการครอบครัวและเงินช่วยเหลือ ทุนการศึกษาบุตร เงินช่วยเหลือกรณีต่างๆ
ระบบเบิกค่าใช้จ่าย คืออะไร?
คือ พนักงานสำรองเงินส่วนตัวจ่ายออกไปก่อนเพื่อกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานของบริษัท หรือการปฏิบัติงานตามหน้าที่ จากนั้นนำหลักฐานมาขอเบิกเงินคืนจากบริษัท
ประเภทของการเบิกค่าใช้จ่าย
- ค่าเดินทางและค่าน้ำมัน เช่น ค่าแท็กซี่ ค่าตั๋วเครื่องบิน ค่าที่พัก เพื่อไปติดต่องาน
- ค่าความบันเทิงและการรับรองลูกค้า ค่าอาหารหรือค่าใช้จ่ายในการเจรจาธุรกิจ
- ค่าใช้จ่ายสำนักงาน ซื้ออุปกรณ์เครื่องเขียน ค่าส่งพัสดุด่วน หรือค่าซ่อมแซมอุปกรณ์ทำงาน
ระบบสวัสดิการพนักงานและระบบเบิกค่าใช้จ่าย แตกต่างกันอย่างไร?
ระบบสวัสดิการพนักงาน คือ การมอบสิทธิประโยชน์เพื่อดูแลคุณภาพของพนักงาน โดยส่วนใหญ่จะมีโครงสร้างวงเงิน โควตา หรือเงื่อนไขที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน
ระบบเบิกค่าใช้จ่าย คือ การคืนเงินที่พนักงานสำรองจ่ายไปก่อนเพื่อประโยชน์ของบริษัท ตามเงื่อนไขนโยบายบริษัท ขึ้นอยู่กับความจำเป็นของหน้างานจริง
ระบบสวัสดิการพนักงานและระบบเบิกค่าใช้จ่าย สำคัญต่อองค์กรอย่างไร
ลดเวลาทำงานของ HR
เปลี่ยนจากการกรอกเอกสารแบบกระดาษ การตามลายเซ็นอนุมัติ มาสู่แพลตฟอร์มออนไลน์และคำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ
ควบคุมงบประมาณ
ไม่ให้บานปลาย
ด้วยระบบล็อกวงเงินสิทธิ์และแจ้งเตือน เมื่อสิทธิ์ใกล้เต็ม ช่วยให้ HR จัดการต้นทุนได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เพิ่มความพึงพอใจ
และรักษาพนักงาน
การมีความยืดหยุ่นของเงื่อนไข ช่วยตอบโจทย์พนักงานทุกช่วงอายุ (Gen X, Y, Z) ได้ตามไลฟ์สไตล์จริง
เจาะลึกขั้นตอนการทำงานของระบบสวัสดิการพนักงานและระบบเบิกค่าใช้จ่าย
ระบบสวัสดิการพนักงาน
- กำหนดสิทธิการเบิกสวัสดิการ HR สามารถเซ็ตตั้งค่าสิทธิ์ วงเงิน และเงื่อนไขสวัสดิการแยกตามระดับพนักงาน ฝ่าย หรืออายุงานได้อย่างยืดหยุ่น
- เบิกสวัสดิการ พนักงานล็อกอินเข้าไปในระบบเพื่อเช็กยอดวงเงินคงเหลือของตนเอง และกดส่งคำขอเบิกใช้สิทธิ์สวัสดิการพร้อมแนบหลักฐานได้อย่างง่ายดาย
- ตรวจสอบข้อมูลสวัสดิการ รออนุมัติ ระบบจะตัดวงเงินสวัสดิการและส่งยอดเข้าสู่กระบวนการตรวจสอบ ช่วยให้ HR เห็นภาพรวมว่ามีใครขอใช้สิทธิ์อะไรบ้างในแต่ละวัน
- อนุมัติสวัสดิการ HR หรือหัวหน้าฝ่าย สามารถตรวจสอบสิทธิ์และความถูกต้องก่อนกดอนุมัติแบบไร้กระดาษ
- คำนวณสวัสดิการส่งระบบเงินเดือน ยอดสวัสดิการที่ผ่านการอนุมัติแล้ว จะถูกส่งตรงเข้าสู่ระบบคำนวณเงินเดือนทันที มั่นใจได้ในความถูกต้องและแม่นยำ
ระบบเบิกค่าใช้จ่าย
-
บันทึกรายการเบิกค่าใช้จ่าย พนักงานสามารถบันทึกรายการขอเบิกเงินได้ทันทีผ่านระบบออนไลน์ ถ่ายรูปอัปโหลดใบเสร็จหรือหลักฐานผ่านมือถือได้ทุกที่ ทุกเวลา
-
ตรวจสอบข้อมูลเบิกค่าใช้จ่าย รออนุมัติ ระบบจะรวบรวมคำขอและแสดงผลในหน้าแดชบอร์ดของหัวหน้าฝ่ายหรือ HR ในส่วนของเอกสารเบิกค่าใช้จ่าย
-
อนุมัติรายการเบิกค่าใช้จ่าย หัวหน้าฝ่ายสามารถกดอนุมัติหรือปฏิเสธคำขอพร้อมใส่เหตุผลได้ทันทีผ่านระบบ ระบบจะแจ้งเตือนกลับไปหาพนักงานโดยอัตโนมัติ
-
คำนวณค่าใช้จ่ายส่งระบบคำนวณเงินเดือน เมื่อรายการได้รับการอนุมัติอย่างสมบูรณ์ ระบบ Ai HCM จะดึงยอดค่าใช้จ่ายที่ต้องจ่ายคืนไปรวมเข้ากับโปรแกรมคำนวณเงินเดือนโดยอัตโนมัติ เพื่อจ่ายออกไปพร้อมกับรอบเงินเดือนโดยที่ HR ไม่ต้องมานั่งคีย์ข้อมูลงบประมาณซ้ำซ้อน
ระบบรายงานประสิทธิภาพสูงของระบบสวัสดิการพนักงานและระบบเบิกค่าใช้จ่าย
ระบบ Ai HCM มาพร้อมกับฟีเจอร์การสร้างรายงานวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกแบบอัตโนมัติ เพื่อช่วยให้ผู้บริหารและฝ่าย HR สามารถควบคุมงบประมาณได้อย่างแม่นยำ โดยสามารถเรียกดูรายงานต่างๆ ได้ทันทีตามหน้าแดชบอร์ดของระบบสวัสดิการพนักงานและระบบเบิกค่าใช้จ่าย
ระบบสวัสดิการพนักงาน
-
รายงานข้อมูลเบิกสวัสดิการ / รายงานสวัสดิการแยกตามประเภท วิเคราะห์ว่าสวัสดิการรูปแบบไหนที่พนักงานชอบและใช้งานมากที่สุด
-
รายงานสวัสดิการแยกตามพนักงาน / สรุปการใช้สวัสดิการ ติดตามการใช้สิทธิ์ของพนักงานอย่างแม่นยำ
-
รายงานคงเหลือสิทธิสวัสดิการ ช่วยให้พนักงานและ HR ทราบโควตาคงเหลือแบบ Real-time ป้องกันปัญหาการเบิกเกินสิทธิ์
ระบบเบิกค่าใช้จ่าย
-
รายงานเบิกค่าใช้จ่ายแยกตามประเภท วิเคราะห์ว่าการเบิกค่าใช้จ่ายแบบไหนที่พนักงานเบิกมากที่สุด เพื่อปรับงบประมาณ
รายงานเบิกค่าใช้จ่ายแยกตามพนักงาน ตรวจสอบพฤติกรรมการเบิกจ่ายรายบุคคล
-
สรุปการเบิกค่าใช้จ่าย / รายงานเบิกค่าใช้จ่ายรายเดือน เพื่อการวางแผนงบประมาณประจำปีของบริษัท
-
ช่วยตรวจสอบผู้ใช้สิทธิสูงสุด เพื่อควบคุมไม่ให้เกิดการใช้จ่ายที่เกินความจำเป็น
การเชื่อมต่ออย่างไร้รอยต่อ
การเชื่อมต่อกับโปรแกรมคำนวณเงินเดือน
เชื่อมต่อเข้ากับระบบคำนวณเงินเดือนโดยตรง ทำให้สวัสดิการพนักงานหรือเบิกค่าใช้จ่ายถูกคำนวณไปพร้อมกับเงินเดือน และลดขั้นตอนการกรอกข้อมูลของ HR
Historical Tracking
HR และพนักงาน สามารถเปิดเช็กประวัติการใช้สิทธิ์ย้อนหลังได้ และสิทธิ์คงเหลือของตัวเอง
เหตุผลที่ต้องเลือกใช้ Ai HCM
มีความยืดหยุ่นและปรับได้ตามเงื่อนไขบริษัท
รองรับโครงสร้างองค์กรที่มีความซับซ้อนได้อย่างดีเยี่ยม สามารถตั้งค่าสิทธิ์และการเข้าถึงสวัสดิการรูปแบบต่าง ๆ ให้สอดคล้องกับนโยบายที่แตกต่างกันของแต่ละบริษัทได้อย่างลงตัว
ตรวจสอบและติดตามสถานะ
ได้เรียลไทม์ แม่นยำ
พนักงานสามารถติดตามสถานะการยื่นคำขอสิทธิ์หรือส่งการเอกสารต่าง ๆ ได้ด้วยตัวเองผ่านระบบ ติดตามสถานะว่าเอกสารอยู่ในขั้นตอนไหน ช่วยลดการสอบถาม และเพิ่มความโปร่งใสในการทำงานร่วมกัน
รองรับหลายภาษาและกฎหมายในระดับภูมิภาค
เหมาะสำหรับบริษัทที่มีสาขาในต่างประเทศ รองรับกฎหมายแรงงาน การคำนวณตามสกุลเงิน สามารถเปลี่ยนภาษาได้มากกว่า 13 ภาษา ช่วยให้พนักงานทุกคนเข้าถึงสิทธิ์ได้อย่างเท่าเทียม
เบิกง่ายผ่านระบบ
ตัดปัญหาใบเสร็จหาย
เปลี่ยนขั้นตอนการยื่นเอกสารซ้ำซ้อน พนักงานสามารถใช้มือถือถ่ายรูปใบเสร็จแล้วอัปโหลดเข้าระบบได้ทันที
ไม่ต้องเก็บสะสมเอกสาร
อนุมัติไว
ไม่กระทบเงินเก็บพนักงาน
เมื่อพนักงานส่งยอดเบิกเข้ามา หัวหน้าฝ่ายจะได้รับ
การแจ้งเตือนและสามารถกดอนุมัติรายการผ่านระบบได้ทันที และลดภาระการสำรองเงินส่วนตัวพนักงาน
เชื่อมโยงโปรแกรมคำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ
ยอดค่าใช้จ่ายที่ได้รับการอนุมัติแล้วจะถูกลิงก์เข้าสู่โปรแกรมคำนวณเงินเดือนของบริษัทโดยอัตโนมัติ ช่วยลดข้อผิดพลาดในการกรอกข้อมูล และลดภาระงานเอกสารได้
FAQ
พนักงานสามารถตรวจสอบวงเงินสวัสดิการพนักงานคงเหลือของตัวเองได้จากที่ไหน?
พนักงานสามารถล็อกอินเข้าสู่ระบบ Ai HCM เพื่อดูยอดวงเงินสวัสดิการพนักงานทั้งหมด วงเงินที่ใช้ไปแล้ว และสิทธิ์คงเหลือแบบเรียลไทม์ ได้ด้วยตัวเองผ่านระบบได้ทันที โดยไม่ต้องคอยถามฝ่าย HR ค่ะ
หากพนักงานทำเรื่องเบิกค่าใช้จ่ายเข้ามาผิดพลาด หัวหน้าฝ่ายสามารถปฏิเสธและสามารถแก้ไขได้ไหม?
ได้ค่ะ ในขั้นตอนการตรวจสอบและอนุมัติ หากหัวหน้าฝ่ายหรือ HR พบข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง สามารถกดปฏิเสธรายการ พร้อมพิมพ์ข้อความระบุเหตุผล ระบุข้อแก้ไข เพื่อให้ระบบส่งแจ้งเตือนกลับไปให้พนักงานทำการแก้ไขและส่งคำขอเข้ามาใหม่ได้ทันทีค่ะ
ระบบสามารถรองรับการตั้งค่าสวัสดิการพนักงานที่แตกต่างกันตามระดับตำแหน่งงานได้หรือไม่?
รองรับได้อย่างสมบูรณ์แบบค่ะ HR สามารถกำหนดเงื่อนไขและสิทธิ์การเข้าถึงสวัสดิการพนักงานแยกตามรายบุคคล ระดับตำแหน่ง ฝ่าย/แผนก หรืออายุงานได้อย่างละเอียด เพื่อให้สอดคล้องกับโครงสร้างและนโยบายการบริหารทรัพยากรบุคคลของแต่ละบริษัทค่ะ
Use Case : ระบบสวัสดิการพนักงานและระบบการเบิกค่าใช้จ่าย
Use Case 1: บริษัทมหาชนที่มีพนักงานหลากหลายช่วงอายุ
Goal
ตอบโจทย์ความต้องการสวัสดิการพนักงานที่แตกต่างของพนักงานแต่ละช่วงอายุ (เช่น Gen X ที่เน้นการตรวจสุขภาพเชิงลึก และ Gen Z ที่ต้องการงบฟิตเนส)
How
HR ใช้ระบบ Ai HCM ในการตั้งค่าสวัสดิพนักงานการรูปแบบยืดหยุ่นตามนโยบายบริษัท พนักงานสามารถเข้าไปจัดสรรและเบิกสวัสดิการในประเภทที่ตัวเองสนใจ
Outcome
พนักงานทุกช่วงอายุได้รับสวัสดิการพนักงานที่ตรงใจและคุ้มค่า ส่งผลให้ความพึงพอใจในองค์กร พุ่งสูงขึ้น โดยบริษัทสามารถบริหารงบประมาณสวัสดิการ
Use Case 2: พนักงานที่ต้องเดินทางออกไปพบลูกค้าต่างจังหวัดบ่อยครั้ง
Goal
ตัดปัญหาการสำรองเงินส่วนตัว ค่าเดินทางของพนักงาน และแก้ไขปัญหาใบเสร็จสูญหายที่เป็นต้นเหตุให้การเบิกจ่ายล่าช้าช่วงสิ้นเดือน
How
ใช้ระบบ Ai HCM ทันทีที่พนักงานจ่ายค่าเดินทาง สามารถใช้มือถือถ่ายรูปใบเสร็จแล้วอัปโหลดเข้าระบบ
ได้ทันทีจากหน้างาน
Outcome
พนักงานได้เงินคืนอย่างรวดเร็ว ลดภาระทางการเงินส่วนตัว และลดขั้นตอนการทำเอกสารเบิกจ่ายซ้ำซ้อน