Employee System ระบบจัดการข้อมูลพนักงาน
เพื่อการทำงานที่สะดวกและประหยัดเวลาของคุณ
จัดเก็บข้อมูลในที่เดียวโดยไม่ง้อ Excel
Employee System ระบบจัดการข้อมูลพนักงาน ยกระดับองค์กรของคุณด้วยระบบบันทึกประวัติพนักงานที่ได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยให้องค์กรยุคใหม่ ระบบจัดการข้อมูลพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยมีโครงสร้างที่เป็นระบบและมีการจัดหมวดหมู่ที่ชัดเจน ครอบคลุมประวัติส่วนบุคคล ประวัติการศึกษา ทักษะพิเศษ ประสบการณ์ทำงาน ตลอดจนเอกสารประกอบต่างๆ และทำงานควบคู่ไปกับระบบ Employee Self Service ESS พนักงานสามารถจัดการเอกสารได้ด้วยตัวเอง
Employee System ระบบจัดการข้อมูลพนักงาน คืออะไร?
ระบบบริหารจัดการและจัดเก็บฐานข้อมูลพนักงานส่วนกลางบนคลาวด์ออนไลน์ หรือที่เรียกกันว่า Core HR ที่เปลี่ยนการเก็บประวัติพนักงานแบบเดิม ๆ ให้เป็นดิจิทัล 100%
ช่วยให้องค์กรบันทึกประวัติส่วนตัว ข้อมูลการทำงาน (Job Description) สิทธิ์สวัสดิการ (สายรถ/ตู้ล็อกเกอร์) ไปจนถึงการออกหนังสือราชการและการบันทึกใบลาออกอย่างเป็นระบบ โดยเชื่อมต่อกับหน้าแดชบอร์ดอัจฉริยะและระบบออกรายงานเชิงลึก เพื่อความสะดวกรวดเร็ว แม่นยำ และปลอดภัยสูงสุดตามมาตรฐานกฎหมาย PDPA
Core HR คืออะไร?
คือ หัวใจหลักหรือรากฐานสำคัญของระบบ HR ทั้งหมดในองค์กร หน้าที่หลักของ Core HR มีอะไรบ้าง?
-
ศูนย์รวมฐานข้อมูลกลาง จัดเก็บข้อมูลทุกอย่างของพนักงานทุกคนตั้งแต่วันแรกที่เริ่มงานจนถึงวันลาออก เช่น ประวัติส่วนตัว
วุฒิการศึกษา บัญชีธนาคาร ข้อมูลสวัสดิการ (สายรถ/ล็อกเกอร์) และ Job Description -
การจัดการโครงสร้างองค์กร กำหนดแผนผังองค์กร สายการบังคับบัญชา เพื่อให้ระบบรู้ว่าใครอยู่แผนกไหน และใครเป็นหัวหน้างานที่มีสิทธิ์อนุมัติเอกสาร
-
การบันทึกการเปลี่ยนแปลงสถานะ บันทึกทุกความเคลื่อนไหวของพนักงาน เช่น พนักงานใหม่ อยู่ระหว่างทดลองงาน โยกย้ายตำแหน่ง/ย้ายแผนก จนถึงการบันทึกใบลาออกและวันสิ้นสุดการจ้างงาน
ปลดล็อกทุกความท้าทาย สู่การเป็นองค์กรยุคใหม่
เอกสารล้นตู้ ข้อมูลกระจัดกระจาย
ประวัติพนักงานเป็นแฟ้มหนา หาข้อมูลยาก
เสี่ยงต่อการสูญหายหรือข้อมูลซ้ำซ้อน
ควบคุมสวัสดิการยิบย่อย
ไม่อัปเดต
สับสนว่าพนักงานคนไหนนั่งสายรถไหน หรือใช้ตู้ล็อกเกอร์หมายเลขอะไร ข้อมูลอัปเดตเป็นปัจจุบัน
ออกหนังสือและเอกสารราชการล่าช้า
พนักงานขอหนังสือรับรองเงินเดือนหรือแจ้งปรับเงินเดือนทีไร HR ต้องนั่งคีย์พิมพ์ใหม่ใน Word ทุกครั้ง เสียเวลามาก
เสี่ยงละเมิดกฎหมาย PDPA
ข้อมูลส่วนบุคคล สัญญาจ้าง หรือข้อมูลอ่อนไหวของพนักงาน
ไม่มีระบบล็อกสิทธิ์เข้าถึง เสี่ยงข้อมูลรั่วไหลและโดนปรับ
จับตาดูสถานะพนักงานไม่ทัน
ลืมวันหมดช่วงทดลองงาน วันสิ้นสุดสัญญาจ้าง หรือจำวันเกิดพนักงานไม่ได้
จนส่งผลกระทบต่อความสัมพันธ์และการบริหารงาน
Employee System ระบบจัดการข้อมูลพนักงาน สำคัญต่อองค์กรอย่างไร?
ประหยัดเวลาและพื้นที่จัดเก็บ
ค้นหาประวัติ ข้อมูลสวัสดิการ และเอกสารพนักงานทุกคนเจอได้ผ่านหน้าเว็บ
ทำงานอย่างถูกต้องตามกฎหมาย
จัดเก็บและประมวลผลข้อมูลภายใต้นโยบายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA)
อย่างรัดกุม ปลอดภัย สบายใจทั้งองค์กรและพนักงาน
ผู้บริหารมองเห็นภาพรวมกำลังพลชัดเจน
รู้สถานะพนักงานทุกคนผ่านแดชบอร์ด เพื่อนำไปวางแผนบริหารทรัพยากรบุคคล ได้อย่างแม่นยำ
เชื่อมโยงข้ามระบบอย่างไร้รอยต่อ
ฐานข้อมูลพนักงานจะนำไปใช้ร่วมกับระบบลงเวลา ระบบเงินเดือน และระบบสินทรัพย์ โดยไม่ต้องคีย์ข้อมูลซ้ำ
ขั้นตอนการทำงานของ Employee System ระบบจัดการข้อมูลพนักงาน
Step 1: โอนย้ายและนำเข้าข้อมูล – ย้ายข้อมูลพนักงานจากระบบเดิมเข้าสู่ Ai HCM ได้ง่าย ๆ ผ่านการอัปโหลดไฟล์ Excel พร้อมระบบคัดกรองข้อมูล
Step 2: จัดการสวัสดิการและเอกสาร – บันทึกข้อมูลผูกสายรถ ตู้ล็อกเกอร์ Job Description กดสร้างและออกเอกสารทางราชการหรือบันทึกใบลาออกผ่านระบบได้ทันที
Step 3: ตรวจสอบแดชบอร์ดและออกรายงาน – ติดตามสถานะพนักงานเรียลไทม์บนแดชบอร์ด และกด Export รายงานวิเคราะห์ข้อมูลทุกมิติออกมาใช้งานต่อได้ในคลิกเดียว
ระบบหลังบ้าน (Back-end) สำหรับ HR
- รวบรวมเอกสารไว้ในที่เดียว
- ค้นหาเอกสารได้ง่าย
- ค้นหาประวัติพนักงานได้
- เชื่อมกับระบบ Employee Self Service ESS (Front-end)
ระบบ หน้าบ้าน (Front-end) สำหรับพนักงาน
ระบบ Employee Self Service ESS คือ?
ระบบ Employee Self-Service ESS คือ ระบบบริการตนเองสำหรับพนักงานที่อนุญาตให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลส่วนตัว และดำเนินการธุรกรรมต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานทรัพยากรบุคคล HR ได้ด้วยตนเองผ่านสมาร์ทโฟนหรือคอมพิวเตอร์ โดยไม่จำเป็นต้องผ่านเจ้าหน้าที่ HR ทุกครั้ง การใช้งานหลักอยู่บน Mobile Application ซึ่งนับว่าเป็นส่วนหนึ่งของ Employee System ระบบจัดการข้อมูลพนักงาน
- Menu : บ่งบอกว่าพนักงานสามารถมีสิทธิ์ทำธุรการอะไรได้บ้าง
- Calendar : วันหยุดประจำปีและดูสถานะ/เวลาการเข้า-ออกงาน
- E-Leave : การลางานออนไลน์ด้วยตัวเอง เช็คสิทธิวันลาคงเหลือ
- E-Slip : เช็คสลิปเงินเดือนของตัวเอง
- Check in : บันทึกเวลาเข้า-ออกงานพร้อมพิกัด
- Request IT : ยื่นคำขอทำงานล่วงเวลา
การจัดการโครงสร้างองค์กร คือ?
ในระบบ Employee System ระบบจัดการข้อมูลพนักงานจะมี Organize Charts โครงสร้างองค์กร คือ “แผนผังการทำงานที่จับต้องได้และยืดหยุ่น” ระบบที่แสดงภาพรวมผังขององค์กร (Organize Chart) ว่าใครอยู่แผนกไหน ใครเป็นหัวหน้าใคร (Reporting Line) และแต่ละตำแหน่งมีหน้าที่อย่างไร
- จัดการแผนกและสายการบังคับบัญชา
- แสดงโครงสร้างบริษัทให้เห็นภาพชัดเจน
- ติดตามจำนวนพนักงาน (Headcount) แบบเรียลไทม์
ช่วยให้พนักงานรู้ว่าต้องติดต่อใคร และช่วยให้ HR บริหารจัดการจำนวนคน (Headcount) ได้แม่นยำ
Employee System ระบบจัดการข้อมูลพนักงาน ตอบโจทย์ของ HR อย่างไร?
ต้องการระบบจัดเก็บประวัติดิจิทัล
ที่รวมข้อมูลพนักงานทุกคนไว้บนระบบคลาวด์ส่วนกลาง ค้นหาข้อมูลรายบุคคลเจอ ผ่านการเสิร์ชชื่อ ไม่ต้องรื้อกองเอกสารอีกต่อไป
ต้องการผูกกับระบบสวัสดิการพนักงานรายบุคคล
เพื่อระบุข้อมูลสายรถรับส่ง หมายเลขตู้ล็อกเกอร์ และ Job Description ลงในโปรไฟล์พนักงานโดยตรง อัปเดตข้อมูลหน้างานได้นิ่งและแม่นยำเรียลไทม์
ต้องการตัวช่วยสร้างเอกสารอัตโนมัติและออกรายงาน
สั่งพิมพ์หนังสือรับรองเงินเดือน หนังสือแจ้งปรับเงินเดือน หรือบันทึกใบลาออกได้ทันทีจากฐานข้อมูล
พร้อมส่งออกรายงานเชิงลึกได้
ต้องการระบบจัดเก็บข้อมูลที่ปลอดภัยตามมาตรฐาน PDPA
มีระบบจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลลับ ล็อกสิทธิ์ให้มองเห็นเฉพาะผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องเท่านั้น ใช้รหัสผ่าน สแกนใบหน้า, นิ้วมือ ป้องกันข้อมูลรั่วไหล
ต้องการหน้าแดชบอร์ดสรุปสถานะพนักงาน
ช่วยแจ้งเตือนสถิติสำคัญ ทั้งพนักงานใหม่ พนักงานทดลองงาน
วันสิ้นสุดการจ้างงาน เพื่อการบริหารงานบุคคลอย่างมืออาชีพ
คุณสมบัติเด่นของ Employee System ระบบจัดการข้อมูลพนักงาน
All-in-One Employee Profile
บันทึกประวัติพนักงาน ข้อมูลส่วนตัว และข้อมูลอื่น ๆ เช่น บัญชีธนาคาร วุฒิการศึกษา ข้อมูลครอบครัว ไว้อย่างละเอียดในที่เดียว
Welfare & Property Allocation
ระบบผูกข้อมูลสวัสดิการยิบย่อยของพนักงานรายบุคคล เช่น ข้อมูลสายรถรับส่ง ข้อมูลตู้ล็อกเกอร์ที่ใช้งาน และการคุม Job Description ตามตำแหน่ง
Automated HR Document Generator
กดออกเอกสารราชการและหนังสือสำคัญได้ทันทีจากระบบ เช่น หนังสือรับรองการทำงาน หนังสือรับรองเงินเดือน หนังสือแจ้งปรับเงินเดือน และระบบบันทึกใบลาออกออนไลน์
PDPA Compliance Secure
ระบบจัดเก็บข้อมูลพร้อมนโยบายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) มีระบบจำกัดสิทธิ์การมองเห็นข้อมูลลับ เพื่อป้องกันข้อมูลรั่วไหล
Centralized Executive Dashboard
หน้าแดชบอร์ดรวมสถิติ บอกทุกสถานะของพนักงานในปัจจุบัน
-
จำนวนพนักงานใหม่รายเดือน
-
พนักงานที่อยู่ระหว่างทดลองงาน
-
วันสิ้นสุดการจ้างงาน วันหมดสัญญาจ้าง
-
แจ้งเตือนครบรอบวันเกิดพนักงาน
Comprehensive Reporting System
สามารถเลือกและส่งออกรายงานได้ละเอียดมากในคลิกเดียว
-
รายงานข้อมูลพนักงาน: คัดแยกยิบย่อยตามแผนก ฝ่าย หรือสถานะ
-
รายงานการเปลี่ยนแปลง: ติดตามประวัติการโยกย้ายตำแหน่ง การปรับเงินเดือน ย้ายแผนก
-
รายงานเอกสารทางราชการ: สรุปรายการออกหนังสือรับรองและใบลาออกทั้งหมด
เหตุผลที่ต้องเลือกใช้ Ai HCM
ฐานข้อมูลเดียว เชื่อมต่อทุกระบบ
ไม่ใช่แค่เก็บประวัติ แต่โปรไฟล์พนักงานจะผูกเข้ากับระบบลงเวลา หน้าจอจัดกะ
ระบบคำนวณเงินเดือน และระบบบาร์โค้ดสินทรัพย์ทันที ข้อมูลแม่นยำ ไม่กระจัดกระจาย
ระบบรายงานยืดหยุ่นและลึกที่สุด
หมดปัญหาทำงานซ้ำซ้อน เพราะระบบออกแบบมาให้ดึง Data ทุกส่วน ประวัติ สวัสดิการ เอกสาร ออกมาเป็นรายงาน Excel หรือ PDF ได้ครบถ้วน
FAQ
ข้อมูลสวัสดิการอย่างสายรถรับส่ง หรือตู้ล็อกเกอร์ สามารถดึงออกมาเป็นรายงานแยกได้ไหม?
ดึงได้ค่ะ ข้อมูลสวัสดิการทุกอย่างที่ระบุในประวัติพนักงาน สามารถถูกดึงไปคัดกรองใน รายงานข้อมูลพนักงาน ยิบย่อยได้เลยค่ะ ทำให้ HR ทราบทันทีว่าสายรถไหนมีคนนั่งกี่คน หรือล็อกเกอร์ไหนว่างอยู่ค่ะ
หนังสือรับรองเงินเดือนและหนังสือแจ้งปรับเงินเดือน ระบบจะดึงฐานข้อมูลมาจากไหน?
ระบบจะดึงข้อมูลจากโปรไฟล์พนักงานและระบบ Payroll โดยอัตโนมัติค่ะ HR ไม่ต้องเสียเวลามาคีย์ชื่อ ตำแหน่ง หรือตัวเลขเงินเดือนใหม่ แค่เลือกรูปแบบเอกสารที่ต้องการ ระบบจะสร้างรายงานออกมาให้พร้อมพิมพ์ทันทีค่ะ
หน้าแดชบอร์ดมีการแจ้งเตือนเรื่องพนักงานหมดช่วงทดลองงานล่วงหน้าไหม?
มีค่ะ! แดชบอร์ดอัจฉริยะจะสรุปจำนวนพนักงานที่อยู่ระหว่างทดลองงาน และแสดงวันสิ้นสุดการจ้างงาน หรือวันหมดสัญญาจ้างให้เห็นชัดเจน ช่วยให้ HR วางแผนประเมินผลงานได้ทันเวลา ไม่เลยกำหนดแน่นอนค่ะ
Use Case : Employee System ระบบจัดการข้อมูลพนักงาน
Use Case 1: การออนบอร์ดพนักงานใหม่และการจัดสรรสวัสดิการ (New Employee Onboarding)
Goal
เพื่อจัดการรับพนักงานใหม่จำนวนมากให้พร้อมเริ่มงาน จัดสรรสวัสดิการ และทำเอกสารสัญญาให้ถูกต้อง รวดเร็ว ภายในวันเดียว
How
HR นำเข้าข้อมูลพนักงานใหม่ผ่าน Excel เข้าระบบ
จากนั้นคีย์ผูกสวัสดิการระบุข้อมูลสายรถรับส่ง
และหมายเลขตู้ล็อกเกอร์ รวมถึงแนบ Job Description ประจำตำแหน่งไว้ในโปรไฟล์พนักงาน
Outcome
พนักงานใหม่เริ่มงานได้ทันที ข้อมูลสวัสดิการชัดเจนไม่ทับซ้อน และข้อมูลนี้จะวิ่งไปเปิดหน้าสิทธิ์การสแกนใบหน้าเข้างาน (Time Attendance) และการเบิกคอมพิวเตอร์ (Fixed Assets) ได้โดยอัตโนมัติ
Use Case 2: การออกหนังสือรับรองเงินเดือนด่วนและการจัดการพนักงานลาออก (HR Document & Offboarding)
Goal
เพื่อลดเวลาของ HR ในการออกเอกสารทางการ และจัดทำระบบบันทึกพนักงานลาออกให้ถูกต้องตามกฎหมาย ไม่ตกหล่น
How
เมื่อพนักงานแจ้งขอหนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อไปทำธุรกรรม HR สามารถกดเลือกพนักงานและสั่งพิมพ์ "หนังสือรับรองเงินเดือน" ได้ทันทีในคลิกเดียว และในกรณีพนักงานลาออก ระบบจะบันทึกใบลาออกออนไลน์ อัปเดตวันสิ้นสุดการจ้างงานขึ้นแดชบอร์ด และดึงรายงานการเปลี่ยนแปลงส่งต่อให้ฝ่ายบัญชีทำการตัดงวดเงินเดือนชุดสุดท้าย
Outcome
ลดเวลาการทำเอกสารของ HR ได้มากกว่า 80% ป้องกันการพิมพ์ข้อมูลผิดพลาด และสามารถดึง รายงานเอกสารทางราชการ เพื่อตรวจสอบย้อนหลังได้อย่างเป็นระบบ