ระบบจัดการสินทรัพย์องค์กรผ่านมือถือ
เช็กสินทรัพย์ส่วนบุคคล สแกน Audit ง่ายด้วย QR & Barcode
ระบบจัดการสินทรัพย์องค์กรผ่านมือถือ คืออะไร?
ระบบจัดการสินทรัพย์องค์กรผ่านมือถือ (Mobile Asset Management System) คือ ระบบติดตามและบริหารจัดการสินทรัพย์บริษัทแบบดิจิทัล ที่ออกแบบมาเพื่ออำนวยความสะดวกบนสมาร์ทโฟนโดยเฉพาะ โดยแบ่งการทำงานตามสิทธิ์อย่างชัดเจน ช่วยให้พนักงานสามารถเข้าดูและตรวจสอบรายการสินทรัพย์ที่ตนเองรับผิดชอบอยู่
ขณะที่ผู้ดูแลสินทรัพย์สามารถใช้แอปพลิเคชันสแกน QR Code และ Barcode บนตัวอุปกรณ์เพื่อเช็กสถานะ ยืนยันการมีอยู่ หรือตรวจนับสต็อกประจำปีได้ทันที ช่วยลดขั้นตอนเอกสาร ป้องกันอุปกรณ์สูญหาย และทำให้ข้อมูลสินทรัพย์แม่นยำตรงกันทั้งองค์กร
Pain Points
พนักงานไม่แน่ใจว่าตนเอง
ครอบครองอุปกรณ์ชิ้นใดบ้าง
เมื่อใช้อุปกรณ์ไปนานๆ หรือมีการรับมอบหลายชิ้น พนักงานไม่มีช่องทางเช็กรายการสินทรัพย์ที่ตนเอง
รับผิดชอบอยู่ เสี่ยงต่อการทำสูญหาย ลืมคืนเมื่อย้ายแผนกหรือลาออก
การ Audit ตรวจนับสต็อกประจำปีล่าช้าและยุ่งยาก
Admin ต้องถือไฟล์ Excel หรือกระดาษไล่จดรหัสอุปกรณ์ทีละชิ้น ต้องคอยพิมพ์ค้นหารายการ
ใช้เวลาตรวจสอบหลายสัปดาห์
และมีโอกาสจดข้อมูลผิดพลาดสูง
ตรวจสอบสถานะอุปกรณ์หน้างานได้ยาก
เมื่อพบอุปกรณ์ตั้งวางอยู่ตามห้องประชุมหรือไซต์งาน Admin ไม่มั่นใจว่าอุปกรณ์นั้นคืออะไร ใครเป็นผู้ถือครอง มีสถานะปกติหรือส่งซ่อม หากไม่มีคอมพิวเตอร์อยู่ใกล้ตัวเพื่อตรวจเช็ก
จุดเด่นของ ระบบจัดการสินทรัพย์องค์กรผ่านมือถือ
ตรวจสอบสินทรัพย์ส่วนบุคคล
ผ่านแอปพลิเคชัน
พนักงานสามารถเปิดแอปพลิเคชันเพื่อเรียกดูรายการสินทรัพย์ทั้งหมดที่ตนเองรับผิดชอบอยู่ได้ทันที พร้อมรายละเอียดรหัส สถานะอุปกรณ์ และข้อมูลสินทรัพย์
เพิ่มความโปร่งใสและสร้างความรับผิดชอบร่วมกัน
สแกนเช็กสถานะด้วย
QR Code & Barcode
เพิ่มความสะดวกให้ผู้ดูแลด้วยการใช้แอปพลิเคชันสแกน QR Code หรือ Barcode บนตัวอุปกรณ์ เพื่อดึงข้อมูลสินทรัพย์ ผู้ถือครอง และอัปเดตสถานะการตรวจนับ (Audit) ได้ทันที
หน้าเว็บไซต์โดยไม่ต้องพึ่งเครื่องสแกนเฉพาะทาง
บอกข้อมูลสินทรัพย์และสถานะการถือครองแบบ Real-time
รายละเอียดของสินทรัพย์ที่ครอบครองและการอัปเดตสถานะ (ใช้งานอยู่ รอส่งซ่อม จำหน่ายออก) ข้อมูลเชื่อมโยงตรงเข้าสู่ระบบ Cloud ทันที ตรวจสอบย้อนหลังได้
ขั้นตอนการทำงานของ ระบบจัดการสินทรัพย์องค์กรผ่านมือถือ
รูปแบบที่ 1: การใช้งานผ่าน Mobile Application
- มุมมองพนักงาน: เข้าแอปพลิเคชัน เลือกเมนู “สินทรัพย์ที่รับผิดชอบ” เพื่อตรวจสอบรายการอุปกรณ์ที่ตนเองกำลังรับผิดชอบอยู่
- มุมมอง Admin (สแกนเช็กสถานะ): Admin เปิดแอปพลิเคชันสแกน QR Code หรือ Barcode ที่ติดบนอุปกรณ์ผ่านมือถือ เพื่อเรียกดูข้อมูลผู้ถือครอง
สถานะปัจจุบัน หรือกดกดยืนยันการตรวจนับสต็อก (Audit) - อัปเดตข้อมูล Real-time: ทุกการสแกนและการกดอัปเดตบนมือถือจะบันทึกเข้าสู่ฐานข้อมูลกลางบน Cloud ทันที
รูปแบบที่ 2: การใช้งานผ่าน Web Browser
- การลงทะเบียนและพิมพ์ Label: Admin นำเข้าข้อมูลสินทรัพย์ลงระบบ ออกรหัส Asset ID และสั่งพิมพ์สติ๊กเกอร์ QR Code / Barcode เพื่อนำไปติดบนอุปกรณ์
- การบริหารจัดการภาพรวม: เรียกดู Dashboard สรุปจำนวนสินทรัพย์ทั้งหมดขององค์กร แยกตามประเภท แผนก สถานะ และมูลค่าคงเหลือ
- ออกรายงานสำหรับการบัญชี: ดึงรายงานประวัติสินทรัพย์ รายการตรวจนับประจำปี และข้อมูลค่าเสื่อมราคาไปใช้ประกอบงบการเงินได้อย่างแม่นยำ
ประโยชน์ของ ระบบจัดการสินทรัพย์องค์กรผ่านมือถือ
เพิ่มความรับผิดชอบรายบุคคล
พนักงานสามารถเช็กรายการอุปกรณ์ที่ตนเองรับผิดชอบได้ตลอดเวลา
ช่วยลดการทำอุปกรณ์สูญหายหรือสลับเรือนกันในทีม
Admin ทำงานไวขึ้น 10 เท่า
ไม่ต้องแบกคอมพิวเตอร์หรือถือกระดาษตรวจสต็อก แค่ใช้มือถือสแกน QR Code / Barcode ก็ตรวจนับสินทรัพย์ประจำปีเสร็จได้ในอย่างรวดเร็ว
ข้อมูลแม่นยำ ตรวจสอบได้ทันทีหน้างาน
อยากรู้ว่าอุปกรณ์ชิ้นไหนใครครอบครอง หรือมีสถานะอย่างไร
แค่ยกมือถือขึ้นมาสแกนก็รู้ผลทันที
ลดต้นทุนอุปกรณ์สแกนเฉพาะทาง
ไม่ต้องสั่งซื้อเครื่อง Barcode Scanner ราคาแพงเพิ่ม
สามารถใช้สมาร์ทโฟนที่ Admin มีอยู่ปฏิบัติงานได้ทันที
FAQ
พนักงานทั่วไปสามารถใช้มือถือสแกนดูข้อมูลสินทรัพย์ของเพื่อนร่วมงานได้หรือไม่?
ไม่ได้ครับ ระบบจัดการสินทรัพย์องค์กรผ่านมือถือ มีการจำกัดสิทธิ์ (Permission Control) พนักงานทั่วไปจะเห็นเฉพาะรายการสินทรัพย์ที่ระบุชื่อตนเองเป็นผู้รับผิดชอบเท่านั้น ส่วนสิทธิ์การสแกนเพื่อดูข้อมูลทั้งหมดและอัปเดตสถานะจะเป็นของ Admin ผู้ดูแล หรือผู้ได้รับอนุญาตเท่านั้น
หากอุปกรณ์มีเฉพาะ Barcode แบบเดิมอยู่แล้ว ไม่ได้ใช้ QR Code ระบบรองรับหรือไม่?
รองรับครับ ระบบบน Mobile Application สามารถใช้กล้องมือถือสแกนได้ทั้ง Barcode รูปแบบมาตรฐานเดิม และ QR Code ได้อย่างแม่นยำ โดยไม่ต้องเปลี่ยนสติ๊กเกอร์ใหม่ทั้งหมด
หากรายการสินทรัพย์ในหน้าแอปพลิเคชันไม่ตรงกับอุปกรณ์ที่พนักงานถือครองจริง ต้องดำเนินการอย่างไร?
เนื่องจากแอปพลิเคชันของระบบจัดการสินทรัพย์ถูกออกแบบมาให้ แสดงผลข้อมูลรายชื่อสินทรัพย์ส่วนบุคคลเพียงอย่างเดียว เพื่อป้องกันการแก้ไขข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต หากพบว่าข้อมูลไม่ตรง พนักงานเพียงแจ้งฝ่าย Admin ให้มาทำการสแกน QR Code / Barcode บนตัวอุปกรณ์จริงผ่านมือถือ เพื่อให้ Admin เป็นผู้ตรวจสอบและกดอัปเดตข้อมูลผู้ถือครองในระบบให้ถูกต้องครับ
Use Case : ระบบจัดการสินทรัพย์องค์กรผ่านมือถือ
Use Case 1: พนักงานเตรียมตัวคืนอุปกรณ์ก่อนการย้ายแผนก หรือลาออก
Goal
ตรวจสอบอุปกรณ์บริษัททั้งหมดที่อยู่ในความดูแลของตนเอง เพื่อส่งคืนให้ Admin ได้ครบถ้วนไม่ตกหล่น
How
พนักงานเปิด Mobile App เข้าเมนู "สินทรัพย์ของฉัน" เพื่อดูรายการอุปกรณ์ทั้งหมดที่ตนเองถือครองอยู่ (เช่น โน้ตบุ๊ก, จอมอนิเตอร์, หูฟัง) แล้วนำอุปกรณ์มาแสดงให้ Admin ตรวจรับ
Outcome
พนักงานส่งคืนอุปกรณ์ได้ครบตามรายการ Admin ใช้มือถือสแกน QR Code ยืนยันรับคืน ตัดปัญหาการเคลียร์สินทรัพย์ไม่ลงตัวก่อนย้ายแผนกหรือลาออก
Use Case 2: Admin ทำการ Audit ตรวจนับสต็อกอุปกรณ์ประจำปีในออฟฟิศ
Goal
ตรวจนับอุปกรณ์ IT และเก้าอี้สำนักงานนับร้อยรายการให้เสร็จสิ้นอย่างแม่นยำภายในเวลาอันสั้น
How
Admin เดินไปตามโต๊ะทำงานและห้องประชุม ใช้ Mobile App สแกน QR Code / Barcode ที่ตัวอุปกรณ์ ระบบจะขึ้นไฟเขียวยืนยันการตรวจพบและอัปเดตสถานะ Audit ให้อัตโนมัติ
Outcome
ตรวจนับสต็อกสินทรัพย์เสร็จไวกว่าเดิม 10 เท่า
ระบบสรุปรายการอุปกรณ์ที่ตรวจพบและอุปกรณ์ที่หายไปให้อัตโนมัติ โดย Admin ไม่ต้องมานั่งคีย์ Excel สรุปผลย้อนหลัง